AIログの保存範囲：本文と使用量を分けて顧客への説明を決める

A&Aの考え方

AIログとは、AIを呼び出した際のやり取りや利用状況を残す記録です。顧客資料の本文を残すかどうかと、使用量を残すかどうかは、分けて決めます。本文を保存しない場合は、後で確かめられることも限られます。

A&Aの考え方

この記事を書いているAutomate & Augment（A&A）は、まず調査の目的を分けることを勧めます。「どの呼び出しに費用がかかったか」と「なぜ金額を読み違えたか」では、必要な記録が違うからです。

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使用量だけなら、残った記録から処理の費用や所要時間を調べられます。一方、その記録から当時の入力文や誤った回答を読み直すことはできません。元の請求書を保存していても、AIへ渡した文面と同じとは限りません。

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誤回答の内容を後日確かめる必要が強ければ、必要な本文を、承認済みの場所に限って残す選択もあります。その場合は、保存する項目、見られる担当者、消す期限を別に決めます。本文を残さない方針が、どの場合にも正解とは考えません。

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この区別は、Cloudflareの仕組みを自社の業務に当てはめた提案です。いつも使うAIの画面や別の連携で同じ設定ができるとは限りません。外注先には、本文を保存しない設定でテストし、使用量だけが残るかまで確認を頼みます。

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調査を受け付ける期限は、必要な記録が消える前に担当者が確認できる日までにします。記録を残せる最後の日を受付の締切にすると、連絡を受けてから調べる時間が残らないことがあります。

A&Aの考え方

そのため、3日や7日をすべてのAIサービスに共通する保存期間として説明することはできません。

A&Aの考え方

自社にどちらの記録方式が適用されるか、実際にいつ記録が消えるかを確かめてから、顧客に伝える期間を決めます。長期にわたる約束では、仕様の変更に合わせた見直しも必要です。

A&Aの考え方

50億件という上限が、小さな会社で普段から問題になるとは考えません。それでも、保存期間と、記録が欠けずに残っているかどうかは、別の条件です。本文が切れていないか、設定によって一部だけを記録していないかは、調査について顧客に説明する際に確認する項目です。

A&Aの考え方

別の場所への保存を増やせば、保存費用に加えて、誰が見られるかや、いつ削除するかを管理する手間も増えます。

A&Aの考え方

使用量だけを残す案、必要な本文も別の場所に保存する案、問い合わせを早めに受け付ける案を、実際に必要な調査と照らして選びます。ここでは費用削減の効果は測っていません。

A&Aの考え方

顧客には、保存先ごとに、何を残すかと何を調べられるかを伝えます。「AIの本文は保存しません」という一文だけでは、どの場所の記録を指すのかが伝わりません。

A&Aの考え方

この設定を確認しただけで、AI提供者や自社アプリも本文を残さないとは判断できません。運用担当には、中継の記録、外部への出力、自社側の保存を分けて確認してもらいます。分からない保存先は、確認待ちと記します。

A&Aの考え方

保存の方針をまとめる表には、保存先、本文の有無、使用量の有無、保持期限、調べられないことを並べます。技術の項目を全部載せるためではありません。顧客への説明と、運用担当が設定する内容が同じ範囲を指すようにするためです。

A&Aの考え方

この説明では、元の請求書を通常の業務で保管するかどうかも、AIの中継記録を残すかどうかとは分けて扱います。本文を保存しない設定を入れたことを、元資料や過去の記録まで削除した証拠にはしません。過去分の削除が必要なら、対象と実施結果を別に確認します。

A&Aの考え方

運用担当から受け取るのは設定画面だけでなく、個人情報を含まないテスト入力と、その処理後に残った記録です。本文は残らず、使用量は残るか、外部の保存先にも同じ説明が当てはまるかを確認する材料にします。これはA&Aの確認方法の提案です。

A&Aの考え方

出典はいずれも提供元の製品文書で、この方針表の効果を検証したものではありません。法律による保存の義務や、顧客との契約条件についての判断も、本稿の対象外です。表で分かるのは、現在の設定で説明できる範囲と、確認が残る場所です。

A&Aの考え方

AIに渡した本文と使用量は、調査の目的に合わせて、それぞれ保存するかどうかを決めます。

A&Aの考え方

調査の受付期限は、記録の保持期限だけでなく、担当者が確認する時間も考えて決めます。

A&Aの考え方

保存先ごとに残る内容を確かめ、顧客には調べられることと分からないことを伝えます。