今週の30人
「そのうちやる」と言い続けていたリコール案内が、毎週 30 人分、承認するだけで出てきます。
最終来院月・前回処置・年齢から「今週この 30 人」を選び、1 人ずつ違う文面を用意します。治療効果や体験談に触れない、定期検診のご案内としての書き方に固定してあります。送るのは、先生が承認したぶんだけ。
患者情報はいただきません ／ 24 時間以内にお送りします ／ 費用は一切かかりません
こんな状況の医院さまへ
- カルテには数千人いるのに、最終来院から 6 ヶ月・12 ヶ月・24 ヶ月の層が寝たままになっている
- はがきは 1 通 85 円 (通常はがき、日本郵便) と手間がかかるうえ、宛先を選ぶ作業が受付の負担になる
- 予約システムに付いているリマインドは、すでに予約が入っている人にしか飛ばない
- 一斉配信は全員に同じ文面が飛ぶので、送るのが気が引ける
- 「誰に声をかけるか」を決める作業が、院内の誰の仕事にもなっていない
全国の歯科診療所は 66,378 施設 (厚生労働省「令和 6 年医療施設調査」2024 年 10 月 1 日時点) で、前年から 440 施設、その前年は 937 施設減っています。新しい患者さんを取り合う競争が厳しくなっているぶん、すでにカルテにいる方にどう声をかけるかの比重が上がっています。
また、過去 1 年間に歯科検診を受けた人の割合は 58% (厚生労働省「令和 4 年歯科疾患実態調査」) です。貴院のカルテにいる方の中にも、この 1 年受けていない方が相当数いらっしゃるはずです。
寝ている患者さんが月に何人戻ると、いくらになるか。それは貴院の台帳で計算できます。私たちはその計算を代わりにするのではなく、声をかける相手と文面を毎週用意するところを引き受けます。
仕組み (3 ステップ)
1. 台帳を貴院名義の環境に取り込む 予約システムやレセコンから出した CSV の列を、初期構築時にマッピングします。取り込み先は貴院名義の環境です。
2. 毎週 30 人と、30 通の下書きが出る 最終来院月 × 前回処置 × 年齢で優先度を計算します (ここはルールで動きます)。そのうえで 1 人ずつ違う文面を下書きします。
3. 承認したぶんだけ送る 承認画面で送る相手にチェックを入れるだけ。誰が・いつ・どの文面を承認して送ったかがログに残ります。送らないという判断も、そのまま記録されます。
所要は週 1 回・5 分程度を想定しています。
標榜科目別に、書き方を変えています
一般歯科 (歯周治療・メンテナンス中心) SPT・メンテナンスの患者さんは本来いちばん続くはずの層です。それでも 6-12 ヶ月の空白が積み上がります。前回の処置が歯周治療だった方と、う蝕治療だった方では、次にお声がけする理由も時期も違うので、文面を分けます。
小児歯科 (フッ素塗布・混合歯列期) 連絡先は保護者の方です。3-4 ヶ月の周期が一度飛ぶとそのまま間隔が開きます。周期が決まっている分、次に声をかける月は台帳から機械的に出せます。学校健診や長期休みで来院が偏る時期も、優先度に織り込めます。
矯正・審美 (自由診療) 保定 (リテーナー) 期の来院が途切れる方と、カウンセリング後に「検討します」のまま止まっている方の 2 つを分けて出します。自由診療は費用・治療内容・リスクの明示が求められる領域なので、文面は治療の話をしない形 (装置の確認のご案内、定期的な確認の時期のご案内) に固定します。
できること / できないこと
| できる | 台帳から今週声をかける相手を選ぶ／1 人ずつ違う文面を下書きする／承認した分だけ配信する／承認と送信のログを残す／LINE の登録がない方を「はがき・電話で声をかけるリスト」として別に出す／月次で送信数・返信・予約を振り返る |
| できない・やらない | 患者さんへの回答 (症状・治療の可否・費用の判断) ／ 予約システムの置き換え ／ カルテそのものの編集 ／ 先生の承認なしでの送信 ／ 来院数・売上のお約束 |
判断と責任は医院に残します。当社がやるのは、下書きと並べ替えだけです。
無料でお試しいただけること
貴院の標榜科目に合わせたリコール案内の LINE 文面を 12 本、無料でお作りして 24 時間以内 (土日祝を除く) にお送りします。 カルテも患者情報も CSV も、一切いただきません。教えていただくのは標榜科目 (一般 / 小児 / 矯正・審美) だけです。
あわせて、貴院の HP と Google ビジネスプロフィールを拝見して、いま患者さんがご案内を受け取れる導線が何本あるかを 1 枚にまとめてお返しします。
12 本の内訳: 最終来院からの経過 (6 ヶ月 / 12 ヶ月 / 24 ヶ月) × 前回の処置 (メンテナンス・歯周治療 / う蝕治療 / 補綴 / 小児のフッ素塗布・矯正の保定) = 12 通り。
受け取ったあと、そのまま院内でお使いいただいて構いません。お断りいただいても構いません。費用は一切かかりませんし、後から請求することもありません。
価格
| プラン | 初期 (環境同梱・買い切り) | 月額 (運用・API 込み) |
|---|---|---|
| 今週の30人 (リコール) | ¥198,000 | ¥19,800 (月 300 通まで／超過 1 通 ¥30) |
| 今日の空き枠 (当日キャンセルの埋め戻し) 単体 | ¥98,000 | ¥9,800 |
| 2 つセット「枠が埋まる」 | ¥238,000 | ¥24,800 |
初期費用に含まれるもの: 貴院名義の LINE 公式アカウントへの接続設定／台帳 CSV の列マッピング設計／文面テンプレート 12 本 (+ 空き枠用 3 本)／承認画面／承認ログの保存設定／受付・歯科衛生士向けの引き継ぎ 30 分。環境ごとお渡しする買い切りなので、解約後も文面と台帳は貴院に残ります。
LINE 公式アカウントのプラン料金は貴院名義でのご契約となるため、上記には含まれません。
創業顧客枠: 先着 3 社は初期費用 ¥0 (月額のみ)。導入後に使用感の感想を掲載させていただける方が条件です。3 社としているのは、初期構築を同時並行で進められるのが 3 社までという当社の手一杯の数だからです。
お約束できること (できないことは書きません): 無料の文面 12 本は 24 時間以内 (土日祝を除く) にお送りします／初期構築は発注から 10 営業日以内に納品し、遅れた場合は初期費用をいただきません／週次リストが出なかった週があった月は、その月の月額をいただきません／解約は月単位でいつでも。
医療広告ガイドラインとの関係
納品する文面テンプレートは、下記を含まない形に固定しています。
- 患者さんの体験談
- 治療効果に関する断定的な表現、事実誤認を生む表現
- 治療前後の写真 (ビフォーアフター)
- 他院との優劣の比較、「日本一」等の最上級表現
送る内容は「定期検診・保定装置の確認の時期のご案内」にとどめます。文言は承認画面でいつでも編集でき、編集した内容と承認者・送信日時はログに残るので、後から「何をお送りしたか」を説明できる状態になります。
なお、個別の表現が貴院の状況で広告に該当するかどうかの最終判断は貴院にあり、当社は法的な判断を代わりに行いません。迷う表現は承認画面で止めて、院内でご判断いただく運用にしています。
導入イメージ (サンプル)
以下は、この仕組みをお使いいただいた場合の流れを当社で書き起こしたサンプルです。実在の医院のお話ではありません。
サンプル A — 一般歯科 (ユニット 4 台 / カルテ 約 3,500 件) 事務長が「リコールをやらないと」と言い続けて 2 年。台帳を取り込むと、最終来院から 12 ヶ月以上の層が 1,400 人いることが数字で見えた。初週は「前回が歯周治療で、12 ヶ月経っている方」から 30 人。文面を読んで 24 人を承認し、6 人は「先月お電話済み」ということで外した。外した判断もログに残るので、翌週のリストからはその 6 人が落ちる。
サンプル B — 小児歯科 (ユニット 3 台 / 保護者 LINE 登録 6 割) フッ素塗布の 3-4 ヶ月周期から外れたお子さんが対象。保護者の方に向けた文面なので、主語と語彙を全部そちらに合わせる。長期休みの前後で優先度を上げる設定にした。LINE 未登録の保護者は「お電話リスト」として別に出て、受付が手が空いた時にかける。
サンプル C — 矯正・審美 (自由診療中心) 保定期の来院が途切れた方と、カウンセリング後に止まっている方を分けて出す。院長がいちばん気にしたのは「治療の話を書いてしまわないか」。文面は装置の確認の時期のご案内に固定し、費用や効果には一切触れない形にした。承認画面で毎回目を通して、そのまま送れる状態にしてある。
動いている画面
【B2 が差す】当社が自社で運用している送信環境の実画面 (無人で回しているフォーム送信・メール送信の管理画面) と、実際に生成された個別文面のサンプル 2-3 通、稼働の実数。 出典: 自社稼働の実測値 (vault/10-プロジェクト/product-brainstorm/research/f-収束-estate.md)。数字は estate の実測値のみを使い、推定値は載せない。
患者さんのデータの扱い
- 無料でお試しいただく段階では、患者情報を一切いただきません。 標榜科目だけ教えていただきます。
- 有料導入後にお預かりする台帳は、貴院名義の環境の中で処理します。当社側に患者情報を蓄積する形は取りません。
- 利用目的は、リコール案内の相手の並べ替えと文面の下書きに限ります。それ以外の用途には使いません。
- 第三者への提供は行いません。
- 生成 AI への入力は、氏名・連絡先を伏せた属性情報 (最終来院月・処置区分・年代) に限ります。
- 解約時は、貴院のご指示に従って環境ごとお渡しするか、削除します。
よくあるご質問
Q. カルテのデータを外に出すことになりませんか。 A. 無料でお試しいただく段階では一切いただきません。有料導入後も、処理は貴院名義の環境の中で行い、当社側に患者情報を溜める形は取りません。
Q. 予約システムに同じ機能が付いています。 A. 付属のリマインドは「予約が入っている人」に前日送る機能です。今週の30人は「予約が入っていない人の中から、今声をかける順に並べる」ところをやります。予約システムは置き換えません。
Q. 患者さんに嫌がられませんか。 A. 一斉には送りません。週 30 人だけ、1 人ずつ違う文面です。送る相手も文面も、先生が承認したぶんだけ送信されます。
Q. 高齢の患者さんは LINE を使っていません。 A. LINE を友だち登録されている方から順に出します。登録がない方は「はがき・お電話で声をかける方」のリストとして別に出すので、受付の方が宛先を探す作業が減ります。
Q. 導入にどれくらい時間がかかりますか。 A. 発注から 10 営業日以内に納品します。院内でご用意いただくのは、台帳の CSV と LINE 公式アカウントのご契約 (お持ちでなければ開設からお手伝いします) の 2 つです。
お問い合わせ
- 無料で文面 12 本を受け取る: メールで標榜科目 (一般 / 小児 / 矯正・審美) を 1 行お送りください → contact@kazuyahibara.com
- 30 分オンラインで話す: https://cal.kazuyahibara.com/kazuya/dental-recall
- フォーム: https://www.automateaugment.com/ja/contact?product=dental-recall
会社情報
株式会社A&A ／ 桧原 和也 ／ 東京都 ／ contact@kazuyahibara.com